- Письма от AI звучат как спам, когда в промпте нет фактуры: кто, что случилось, чего хочешь.
- Скелет рабочего письма: одна цель - одно письмо - один следующий шаг с датой.
- Внутри 5 готовых промптов: отказ, напоминание о деньгах, холодное письмо, фоллоу-ап, ответ на претензию.
- Правило: факты твои - формулировки машины. Наоборот не работает.
Перед стартомПочему письма от AI звучат как рассылка
Попроси «напиши вежливое деловое письмо» - получишь «Надеемся на плодотворное сотрудничество». Такое письмо удаляют не читая, потому что оно ни о чём: без имени, без ситуации, без конкретного следующего шага.
Хорошее письмо стоит на фактуре: кто адресат, что между вами произошло, чего ты хочешь и к какому сроку. Это твоя часть работы - на неё уходит 30 секунд. Формулировки, тон и структура - часть машины. Так и разделим.
СкелетОдна цель - одно письмо
- Зачем пишу - одна фраза в первом абзаце, без разгона.
- Суть - факты и цифры, 2-4 предложения.
- Следующий шаг - что сделать и к какой дате.
- Тон - уважительный, без канцелярита и восклицаний.
Если в письме две цели - это два письма.
Промпт 01Отказ без сжигания мостов
Отказать подрядчику, кандидату или партнёру так, чтобы через год можно было вернуться к разговору.
Ты - мой ассистент по деловой переписке. Напиши письмо-отказ: [кому и от чего отказываюсь: «подрядчику по видео - выбрали другое предложение»]. Что важно сохранить: [что ценю: «качество их работы, возможность вернуться в следующем квартале»]. Формат: 3-5 предложений: благодарность за конкретное - прямой отказ без оправданий - что дальше (если есть). Запреты: без «к сожалению, вынуждены», без ложных надежд, без канцелярита.
Промпт 02Напоминание о деньгах
Самое откладываемое письмо в мире. Схема эскалации: первое - мягкое, третье - с датой и последствиями.
Ты - мой ассистент по работе с клиентами. Напиши напоминание об оплате: счёт [номер и сумма], просрочен на [срок], это [какое по счёту] напоминание. Отношения с клиентом: [какие: «давний, обычно платит вовремя»]. Формат: 4-5 предложений, спокойно и по-партнёрски, в конце - конкретный срок и простой способ оплатить. Если это третье напоминание и дальше - добавь, что будет при неоплате, без угроз. Запреты: без извинений за беспокойство, без восклицательных знаков.
Промпт 03Холодное письмо, которое открывают
«Меня зовут…, наша компания 10 лет на рынке, предлагаем широкий спектр…» - удалено на третьей секунде.
Первая строка - про адресата и его ситуацию. Вторая - что конкретно предлагаешь. Третья - лёгкий следующий шаг.
Ты - эксперт по холодным письмам с высокой конверсией. Напиши письмо: [кому: «владельцу сети кофеен, у которых видел слабые соцсети»]. Моё предложение: [что и какой результат: «настрою контент-систему, кейс: рост охватов кафе в 4 раза за 2 месяца»]. Зацепка про адресата: [что о нём знаю: «открыли третью точку в июне»]. Формат: максимум 6 предложений. Первая строка - про него, не про меня. В конце - вопрос, на который легко ответить «да». Запреты: без «широкого спектра услуг», без рассказа о себе больше одной строки, без вложений и ссылок в первом письме.
Промпт 04Фоллоу-ап после встречи
Ты - мой ассистент. Напиши короткое письмо-резюме после встречи с [кем]. О чём договорились: [перечисли пунктами как помнишь]. Формат: благодарность одной строкой - договорённости списком «кто/что/когда» - мой следующий шаг и дата. До 100 слов. Запреты: без пересказа всей встречи, без «было приятно пообщаться» в начале.
Промпт 05Ответ на претензию
Ты - опытный менеджер по работе с клиентами. Клиент написал претензию: [вставь текст или суть]. Факты с моей стороны: [что было на самом деле]. Напиши ответ: признай то, в чём мы реально неправы, без самобичевания; твёрдо и спокойно разъясни то, в чём правы; предложи конкретное решение с датой. Формат: до 120 слов. Запреты: без «примите наши глубочайшие извинения», без перекладывания вины на клиента, без обещаний, которые я не подтверждал.
Возьми письмо, которое висит в черновиках дольше недели. Подставь фактуру в подходящий промпт - через 2 минуты оно будет написано лучше, чем ты его мучил все эти дни.
ЗакрепимЧек перед отправкой - 20 секунд
- Цель одна? Если две - раздели на два письма.
- Первый абзац - о деле, не о погоде?
- Есть следующий шаг с датой?
- Имена, суммы и даты - твои, проверенные? Машина могла оставить заглушку.
- Прочитал вслух? Если запнулся - упрости.
ФиналЧек-лист внедрения
Письма - частный случай. Общая формула сильных промптов - рядом
Эти пять промптов построены по формуле РЦФЗ: роль, цель, формат, запреты. Освой саму формулу - и сможешь собирать такие под любую задачу.
